Safety First – Was ist eigentlich dieses CIRS?

Ein CIRS (Critical Incident Reporting System) ist ein Berichts- und Lernsystem für kritische Ereignisse im Gesundheitswesen. Mitarbeiter*innen (Ärzt*innen, Notfallsanitäter*innen, Pflegende etc.) können in solchen Systemen sicherheitsrelevante Ereignisse anonym und sanktionsfrei dokumentieren – vom Medikationsfehler über eine unvollständige Dokumentation bis zur medizinisch-technischen Störung. Berichtet werden z.B. tatsächliche Zwischenfälle mit Schaden, Beinahe-Fehler (Near-Misses) sowie kritische Situationen ohne Schaden. Anschließend analysieren Expert*innen (z.B. klinisches Risikomanagement, Fachärzt*innen, Sicherheitsbeauftragte) die Meldungen und leiten Präventionsmaßnahmen ab. Wesentliche Prinzipien sind Freiwilligkeit, Anonymität und Sanktionsfreiheit und das Ziel ist Lernen statt Bestrafen, also ein Fokus auf System‑ und Prozessursachen und nicht auf individueller Schuld.

G-BA-Definition „Berichts- und Lernsystem“
Ein Berichts- und Lernsystem ist ein Instrument des Risikomanagements. Ziel ist die Prävention von Fehlern und Schäden durch das Lernen aus kritischen Ereignissen, damit diese künftig von einem selbst und von anderen vermieden werden können. Die Berichte werden systematisch aufgearbeitet, Maßnahmen zur Prävention abgeleitet, umgesetzt und deren Wirksamkeit im Rahmen des Risikomanagements evaluiert.

gesetzliche Grundlagen & Pflichten in Deutschland

Die wichtigsten Regelungen zum Qualitätsmanagement und damit auch für Critical Incident Reporting Systeme finden sich im 9. Abschnitt des Fünften Buches des Sozialgesetzbuch (SGB V; „Sicherung der Qualität der Leistungserbringung“). Gemäß § 135a Abs. 1 SGB V sind alle Leistungserbringer zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität ihrer Leistungen verpflichtet. § 135a Abs. 2 SGB V präzisiert diese Pflicht dahingehend, dass ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement eingeführt und weiterentwickelt werden muss.

Ein entscheidender rechtlicher Schutzraum für CIRS-Meldungen wurde durch den § 135a Abs. 3 SGB V geschaffen, der im Zuge des Patientenrechtegesetzes 2013 eingeführt wurde. Dieser Absatz besagt, dass Meldungen und Daten aus einrichtungsinternen und einrichtungsübergreifenden Fehlermeldesystemen im Rechtsverkehr nicht zum Nachteil des Meldenden verwendet werden dürfen. Dieser Schutz ist essentiell, um die für ein CIRS notwendige Sanktionsfreiheit zu garantieren. Ausgenommen von diesem Verbot sind lediglich schwerwiegende Straftaten, die im Höchstmaß mit mehr als fünf Jahren Freiheitsstrafe bedroht sind, sofern die Verwendung zur Sachverhaltsaufklärung unerlässlich ist.

§ 135a SGB V – Verpflichtung der Leistungserbringer zur Qualitätssicherung
(1) Die Leistungserbringer sind zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität der von ihnen erbrachten Leistungen verpflichtet. Die Leistungen müssen dem jeweiligen Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse entsprechen und in der fachlich gebotenen Qualität erbracht werden.
(2) Vertragsärzte, medizinische Versorgungszentren, zugelassene Krankenhäuser, Erbringer von Vorsorgeleistungen oder Rehabilitationsmaßnahmen und Einrichtungen, mit denen ein Versorgungsvertrag nach § 111a besteht, sind nach Maßgabe der §§ 136 bis 136b und 137d verpflichtet,
1.sich an einrichtungsübergreifenden Maßnahmen der Qualitätssicherung zu
beteiligen, die insbesondere zum Ziel haben, die Ergebnisqualität zu verbessern
und
2. einrichtungsintern ein Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln,
wozu in Krankenhäusern auch die Verpflichtung zur Durchführung eines
patientenorientierten Beschwerdemanagements gehört.
(3) Meldungen und Daten aus einrichtungsinternen und einrichtungsübergreifenden Risikomanagement- und Fehlermeldesystemen nach Absatz 2 in Verbindung mit § 136a Absatz 3 dürfen im Rechtsverkehr nicht zum Nachteil des Meldenden verwendet werden. Dies gilt nicht, soweit die Verwendung zur Verfolgung einer Straftat, die im Höchstmaß mit mehr als fünf Jahren Freiheitsstrafe bedroht ist und auch im Einzelfall besonders schwer wiegt, erforderlich ist und die Erforschung des Sachverhalts oder die Ermittlung des Aufenthaltsorts des Beschuldigten auf andere Weise aussichtslos oder wesentlich erschwert wäre.

Weitere gesetzliche Vorgaben zielen indirekt auf CIRS ab: So schreibt das Medizinprodukterecht (MPDG, vormals MPG) vor, dass schwerwiegende Gerätezwischenfälle und meldepflichtige Ereignisse bei Medizinprodukten den Behörden gemeldet werden müssen – dieses gesetzliche Meldesystem läuft separat zu CIRS. Ebenso sind meldepflichtige Arzneimittelnebenwirkungen gesetzlich geregelt.

Ein gesetzlicher Zwang zur Teilnahme am CIRS besteht aber nicht; vielmehr ergeben sich Zuschüsse für Kliniken, wenn sie an einrichtungsübergreifenden Meldesystemen mitwirken. Landeskrankenhausgesetze verlangen meist nur allgemein ein Qualitätsmanagement, ohne ein spezielles CIRS-Gebot.

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) des G-BA

Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat auf Grundlage der §§ 136 ff. SGB V die Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) erlassen, die für Krankenhäuser, Vertragsärzte und MVZ verbindliche Vorgaben enthält. Die Richtlinie definiert CIRS als ein obligatorisches Instrument des Risikomanagements. Zu den Mindestanforderungen gehören:   

• niederschwellige Zugänglichkeit: System muss für alle Berufsgruppen einfach zu bedienen sein
• Anonymität: Identität der Meldenden muss durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden
• Sanktionsfreiheit: Gewährleistung, dass Meldungen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen
• strukturierte Analyse: Meldungen müssen systematisch ausgewertet werden, um Vermeidungsstrategien zu entwickeln

Die Umsetzung dieser Anforderungen wird durch Stichprobenerprüfungen der Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) und Berichte der Krankenhäuser kontrolliert. Für Krankenhäuser ist die Teilnahme an einrichtungsübergreifenden Fehlermeldesystemen zudem mit finanziellen Anreizen in Form von Vergütungszuschlägen verknüpft (§ 17b Abs. 1a Nr. 4 KHG).

rechtliche Situation im Rettungsdienst

Im Gegensatz zum stationären Bereich, der bundeseinheitlich durch das SGB V geregelt ist, unterliegt der Rettungsdienst der Gesetzgebungskompetenz der Bundesländer (Landesrettungsdienstgesetze). Dies führt zu einer heterogenen Umsetzung von CIRS-Pflichten. Während in Bundesländern wie Hessen und Bayern bereits landesweite CIRS-Portale etabliert wurden, die alle Beteiligten des Rettungswesens vernetzen, ist die Implementierung in anderen Ländern oft noch auf Ebene der einzelnen Leistungserbringer oder Landkreise angesiedelt. In Hessen wurde CIRS beispielsweise nach einer Pilotphase im Jahr 2025 landesweit ausgerollt, wobei die Teilnahme für alle Akteure im Rettungsdienst offensteht und aktiv gefördert wird.

Nutzen von Critical Incident Reporting Systemen

• Identifikation von sicherheitsrelevanten Problemen, latenten Fehlern, unsicheren Prozessen, Abläufen und Verfahren sowie Verbesserungspotenzialen
• Bereitstellung von präventivem Wissen der Mitarbeiter*innen, das andere Informationssysteme (z.B. Schadenmelde-, Patient*innenbeschwerdesysteme) in Bezug auf Risiken nicht zur Verfügung stellen können
• Bereitstellung einer größeren Anzahl von Fällen und grösseren Themenvielfalt und damit mehr Lernmöglichkeiten als z.B. aus Schadenmeldesystemen
• Erhöhung der Aufmerksamkeit für Risiken und Lösungsmöglichkeiten (Sensibilisierung)
• (langfristige) Unterstützung bei der Weiterentwicklung einer Sicherheitskultur
• Unterstützung des einrichtungsübergreifenden Lernens aus Fehlern und Risiken

Erfolgsfaktoren für Critical Incident Reporting Systeme

• aktives und sichtbares Engagement der Führung
• nachhaltige Implementierung und eindeutige Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Einbettung des Lernens in die Risikomanagements- und Qualitätsmanagements-Strategie
• Lernen auf Ebene des Individuums, der Gruppe und der Organisation (Vernetzung)
• systemische Fallanalyse und systematische Wissensgenerierung und -verbreitung
• Management von Wissen (selbstgesteuertes, selbstorganisiertes Lernen)
• Einbindung und Information aller Mitarbeitenden, zeitnahes Feedback
• Förderung des Engagements sowie Stärkung einer kollegialen und proaktiven Haltung der Mitarbeitenden

Funktionsweise von CIRS

Ein idealtypischer CIRS-Zyklus orientiert sich am PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und umfasst mehrere Phasen:

1. Meldung: Mitarbeitende geben einen Fallbericht ein. Hierbei sollte der Fokus auf der sachlichen Beschreibung des Ereignisses und der Begleitumstände liegen. Fragen wie „Was ist passiert?“, „Warum kam es dazu?“ und „Wie könnte es vermieden werden?“ strukturieren den Bericht.
2. Anonymisierung und Validierung: Bevor ein Bericht veröffentlicht wird, muss sichergestellt werden, dass keine Rückschlüsse auf Personen oder konkrete Einrichtungen möglich sind.
3. Analyse durch das CIRS-Team: Ein multiprofessionelles Team bewertet das Risiko des gemeldeten Falls (z.B. mittels einer Risikomatrix) und identifiziert die beitragenden Faktoren.
4. Maßnahmenableitung: Auf Basis der Analyse werden konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Dies können technische Änderungen, neue Verfahrensanweisungen oder gezielte Fortbildungen sein.
5. Feedback und Kommunikation: Die Ergebnisse der Analyse und die eingeleiteten Maßnahmen werden der Belegschaft zurückgemeldet. Dies schließt den Kreis und motiviert zu weiteren Meldungen.

Warum CIRS wichtig ist?

• Früherkennung von Risiken: CIRS identifiziert wiederkehrende Risikokonstellationen, bevor es zu Schäden kommt
• Verbesserung der Patient*innensicherheit durch Lernen: aus zusammengeführten Meldungen lassen sich Prozessänderungen, Schulungen oder technische Anpassungen ableiten
• Kulturwandel: regelmäßiges Melden fördert eine offene Sicherheitskultur und reduziert die Angst vor Sanktionen
• Evidenz zur Wirksamkeit: Studien zeigen hohe Implementationsraten interner IRS in deutschen Krankenhäusern und einen positiven Beitrag zu Sicherheitsmaßnahmen, wenngleich Schulung und Auswertung noch verbesserungswürdig sind

Definition „zu berichtenden Ereignisse“
Fehler, Risiken, kritische Ereignisse und Beinahe-Schäden in der Versorgung der Patient*innen, Bewohner*innen bzw. Klient*innen, wenn zum Zeitpunkt des Berichtens kein Schaden der Patient*innen, Bewohner*innen bzw. Klient*innen durch das Ereignis bzw. das Risiko erkennbar ist.

Beispiele für zu berichtende Ereignisse
– unvollständige Dokumentation bei Überweisungen und Entlassungsbriefen
– inkorrekte Verordnung, Ausgabe oder Verabreichung von Medikamenten
– Probleme bei der Anwendung von medizinischen Geräten
– fehlende Hilfsmittel
– verzögerte Behandlungen
– falsche Diagnosen

Critical Incident Reporting Systeme sind ein zentrales Instrument zur Verbesserung der Patientensicherheit. Für Wirksamkeit sind Anonymität, regelmäßige Auswertung, Rückmeldung und organisatorische Verankerung entscheidend.

Quellen

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• Buchmann, Marina, und Anouk Siggelkow. „Handeln bevor etwas passiert. Berichts- und Lernsysteme erfolgreich nutzen: Handlungsempfehlung für ambulante Einrichtungen im Gesundheitswesen“. Mit Dagmar Lüttel und Hardy Müller. Preprint, Arbeitsgemeinschaft Patientensicherheit, 2018. Pdf. https://doi.org/10.21960/201802.1:L.
• Bundesministerium für Gesundheit. „Qualitätssicherung im Krankenhausbereich“. 9. Januar 2026. https://www.bundesgesundheitsministerium.de/qualitaet-krankenhausversorgung.
• Hölzing, Carlos Ramon, Patrick Meybohm, Charlotte Meynhardt, und Oliver Happel. „An Analysis of the Implementation and Use of (Critical) Incident Reporting Systems ((C)IRSs) in German Hospitals: A Retrospective Cross-Sectional Study from 2017 to 2022“. Healthcare 12, Nr. 23 (2024): 2386. https://doi.org/10.3390/healthcare12232386.
• Krüger, Theresa, Frank Antwerpes, und Patrick Messner. „CIRS“. DocCheck Flexikon, 21. März 2024. https://flexikon.doccheck.com/de/CIRS.
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• Neuhaus, C., M. Holzschuh, C. Lichtenstern, und M. St.Pierre. „Erkenntnisse aus 10 Jahren CIRS‑AINS: Eine Analyse von Nutzerverhalten und Ausblick auf neue Herausforderungen“. Der Anaesthesist 69, Nr. 11 (2020): 793–802. https://doi.org/10.1007/s00101-020-00829-z.
• Ulf Debacher, Andreas Felber, Axel Fengler, u. a. „Anforderungen an klinische Risikomanagementsysteme im Krankenhaus“. Herausgegeben von Aktionsbündnis Patientensicherheit e.V. 2. Mai 2016. https://www.aps-ev.de/wp-content/uploads/2024/06/HE_Risikomanagement-1.pdf.
• Weilbacher, Frank, Erik Popp, Michael St. Pierre, und Christopher Neuhaus. „Zwischenfälle in der Notfallmedizin: Lernen aus 10 Jahren ‚incident reporting‘“. Notfall + Rettungsmedizin 29, Nr. 2 (2026): 124–31. https://doi.org/10.1007/s10049-023-01215-z.
• Wiegmann, Douglas A., Laura J. Wood, Tara N. Cohen, und Scott A. Shappell. „Understanding the “Swiss Cheese Model” and Its Application to Patient Safety“. Journal of patient safety 18, Nr. 2 (2022): 119–23. https://doi.org/10.1097/PTS.0000000000000810.
• Wikipedia. „Critical Incident Reporting System“. 19. März 2025. https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Critical_Incident_Reporting_System&oldid=254331762.